MAKALAH
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
DI SUSUN OLEH:
Ketua : Muhammad Akbar
Anggota : 1. Friska Dwi Utari
2. Nanik
3. Angelina
4. Apritian Arkumate
5. Ristian Oktareno
UNIVERSITAS SJAKHYAKIRTI PALEMBANG
TAHUN AJARAN 2015-2016
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahnya,
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah Sistem Informasi Manajemen yang
berjudul “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia” dan menjadi salah satu tugas
dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen ini dengan baik dan lancar.
Penyusunan makalah
tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh sebab itu
dengan segala ketulusan dan kerendahan hati kami ingin mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Ibu Indah Mawarni,S.E, M.Si selaku dosen mata
kuliah Sistem Informasi.
2. Rekan – rekan mahasiswa –
mahasiswi Universitas Sjakhyakirti.
3. Kedua orang tua kami yang telah memberikan dukungan
moral maupun material.
4. Semua pihak yang tidak dapat kami
sebutkan satu per satu.
Kami
sebagai penyusun makalah ini menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan makalah
ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang. Akhir
kata, semoga makalah ini bermanfaat bagi kami selaku penyusun dan penulis
makalah ini pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya sebagai referensi
tambahan di bidang ilmu Sistem Informasi.
Palembang,
23 Oktober 2015
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR................................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................................. ii
BAB 1.
PENDAHULUAN....... ................................................................................... 1
1.1 Latar
Belakang......................................................................................... 1
1.2 Rumusan
masalah...................................................................................... 2
1.3 Tujuan
Masalah.......................................................................................... 2
BAB 2.
PEMBAHASAN............................................................................................... 3
2.1
Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia............................... 3
2.2
Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia............................... 4
2.3
Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia.................................................. 6
2.4
Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia.............................................. 9
2.5
Tahap-Tahap Penembangan Sistem Sumber Daya Manusia........... 12
2.6
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia............................ 14
2.7
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia....................... 15
2.8
Model System
Informasi Sumber Daya Manusia............................. 16
2.9
Proses Dalam Pengolahan Sumber Daya Manusia.......................... 19
2.10
HRD ..................................................................................................... 21
BAB 3.
PENUTUP..................................................................................................... 23
3.1
Kesimpulan..............................................................................................
23
3.2 Saran......................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 24
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
System
informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS)
menyediakan informasi kepada para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber
daya manusia perusahaan mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama,
seperti MKIS. System pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti
halnya subsistem riset dumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus
dan sub system kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data
lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap
output subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber
daya manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan
target kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan
mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh
lingkungan, terutama lembaga pemerintah.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia?
2. Apa fungsi dari sumber daya manusia?
3. Apa tujuan dari sumber daya manusia?
4. Pengembangan sumber daya manusia?
5. Apa kegiatan utama sumber daya manusia?
6. Apa komponen
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
7. Apa Model System informasi
sumber daya manusia?
8. Apa proses
Dalam Pengolahan Sumber Daya Manusia?
1.3 TUJUAN MAKALAH
Adapun tujuan dari penyusun makalah
dengan “system informasi sumber daya manusia “ adalah sebagai berikut :
1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah sistem informasi
manajemen.
2. Melatih mahasiswa untuk lebih kreatif dalam pencarian
bahan-bahan materi sistem informasi manajemen.
3. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem
informasi sumber daya manusia.
4. Memahami secara utuh fungsi dari informasi sumber daya
manusia.
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
2.1 Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM)
Definisi sumber daya manusia
menurut para ahli:
· Sumber
daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi,
meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
· Sumber
daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir
dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh
keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh
keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk
interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia
(MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai
suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke
dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise
resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda
ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul
kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan
hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang
pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga
lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human
resources information system (HRIS) adalah program aplikasi
komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya
manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa
disebut dengan decision support system dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Karakteristik
informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
A. Timely
(tepat waktu)
Informasi
yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus
up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
B. Accurate
(akurat)
Informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang
tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat
diandalkan oleh pemakainya.
C. Concise
(ringkas)
Manajer
dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
D. Relevant
(relevan)
Manajer
haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.
E. Complete
(lengkap)
Manajer
harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.
Manajer
dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas
dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
2.2 Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dalam sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam
organisasi antara lain :
1. Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber
daya manusia digabungkan menjadi Satu supaya lebihstrategis dan
berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia
mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan
aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu
karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian
karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Tujuan
kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan
berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang
mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan
keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada
mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.
Untuk dapat
merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :
· Informasi apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai
orang-orang dalam organisasi?
· Apa
kegunaan informasi tersebut?
· Siapa
yang membutuhkan informasi tersebut?
· Serta
kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya
kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada :
Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan
Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan
dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam
penggunaan internet telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun
kekhawatiran professional sumber daya manusia, terutama ketika membangun
intranet dan ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan organisasional yang
beroperasi melalui internet.Sedangkan entranet adalah jaringan terhubung dengan
internet yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh
eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan
yang diperpanjang.
2.3 Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia
Sumber Daya
Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan- kegiatan
yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan,
pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.
Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan
dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan,
cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.
Menurut
Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:
1. Staffing/Employment
Fungsi ini
terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi
sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk
mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya
perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya
manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga
kerja saat ini. Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh
departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan
menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses
penarikan. Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan
penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar.
Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini
semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai
syarat yang diperlukan perusahaan.
2. Performance
Evaluation
Sumber daya
manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para
manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi
bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk
mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa
penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan. Departemen
sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para manajer
tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian
kinerja yang akurat.
3. Compensation
(kompensasi)
Dalam hal
kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen
sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam
hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab
untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan
keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja.
Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang
diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa,
cuti, dan sebagainya. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara
perusahaan yang sejenis, adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku
(misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.
4. Training
and Development Departemen
Sumber daya
manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan
penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan
pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah
ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan
pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati
han dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan
pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga
menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu
restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi
dalam perusahaan.
5. Employee
Relations
Dalam
perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya manusia
berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan
dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja
merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan
disepakati, departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang
bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih
banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber daya manusia adalah untuk
menghindari praktek-praktek yang tidak sehat (misalnya : mogok kerja,
demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen
sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara
umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup
memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap
kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan
apakah para karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan
jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat
pekerja atau tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk meningkatkan
kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi permasalahan dan
melindungi tenaga kerja.
6. Safety
and Health
Setiap
perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk
mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat.
Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya
keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi
jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara
umum. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk
mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan
memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya
kecelakaan kerja.
7. Personnel
Research
Dalam
usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya
manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta
membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen
sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan
karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab
ketidakpuasan tenaga kerja.
2.4 Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia
SDM
mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan
yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung
jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan
dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
Sumber daya
manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia
selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang
mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan
kebijakan yang sesuai.
Rekrutmen
adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari
dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan
karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber
daya manusia. Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan
dilakukan baik untuk keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan.
Pekerjaan ini memang dapat dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu,
hanya berdasarkan intuisi apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak
attitudenya dan cocok atau tidak dengan jenis pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:
- Posisi atau jabatan yang
diperlukan untuk diisi, apakah untuk level managerial atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang
diinginkan termasuk juga statusnya
- Rentang usia biasanya
terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku
- Pengalaman yang dibutuhkan
oleh perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan,
dan pengetahuan.
- Perhatikan riwayat
pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan
- Penampilan juga turut menentukan
- Tempat tinggal calon
karyawan dari kantor kita.
Seleksi dan rekrutmen
bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai
hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi- posisi yang tepat.
Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai
setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Pendidikan
dan Pelatihan.
Selama
periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai
program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan
dan keahlian kerja pegawai. Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan
pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat
dilakukan secara internal maupun eksternal.
Pendidikan dan pelatihan
digunakan untuk :
- Mendapatkan kualitas dan
kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada
pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan.
- Memberikan pengertian
tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas
yang terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas
tersebut. Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang
berpendidikan tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka
perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan
yang berpendidikan rendah dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang
berpendidikan tinggi dapat lebih meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen
Data.
Manajemen
data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber
informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang
membutuhkan. Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.
4. Penghentian
dan Admistrasi Tunjangan.
Tunjangan
Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan
kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa
kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan
seorang pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi tunjangan suatu
kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan
yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang
sudah pensiun. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka
menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus
program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
2.5 Tahap-Tahap Pengembanagan Sistem Sumberdaya Manusia (SISDM)
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai
berikut :
a. Usulan kepada manajemen tahap
pengusulan berkenan dengan masalah-masalah umum yang di hadapi organisasi dan
di arahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini,
konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter
system secarah keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu di uraikan.
Masalah-masalah kebijakan biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika
organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen
bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
b. Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk
merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan
menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan
mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan
tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih
rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran
system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas,
dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek
dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c. Spesifikasi Sistem
Tahap ini
memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai
fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan
pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan
diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan
jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua
ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap
ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan
sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan
analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan
bagaimana system akan diopersi.
d. Desain
Sistem
Dalam tahap
desain ini, keseluruhan dirinci secara
spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan perancang
system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan
dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua
konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di
samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan
dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan
bahan-bahan latihan disusun.
e. Pengembangan sistem
Program-program computer
dibuat dalam tahap ini fungsi-fungsi
manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua
bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program
latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam
situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
f. Instalasi
Dan Konversi
Setelah
pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan
organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan
data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data
sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem.
Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama
bias dihentikan.
g. Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada
tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan,
serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan
kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan
(modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.
Tiap perusahaan pasti memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara
data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan
sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP).
2.6 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sumber
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Membentuk sistem informasi sumber daya
manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai
sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk
mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia,
diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen Sumber
Daya Manusia.
Sumber-sumber
informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :
·
Blangko-Blangko
Lamaran
Blangko
lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan
untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat
pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon
diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih
rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
·
Evaluasi-evaluasi
penting
Informasi penting
harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat
karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi
memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan
jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi
·
Maklumat-maklumat
perubahan personalia
Organisasi
telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia
(personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke
bagian sumber daya manusia.
·
Tindakan-tindakan
pendisiplinan
Informasi
yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus
untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.
·
Daftar gaji
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan,
termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta
penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian
dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
2.7 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Ada
tiga komponen fungsional dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang
dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia
adalah :
a. Fungsi
Masukan
Yaitu
memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber
Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data,
kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan,
kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang
berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat
digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti
formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer
besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau
dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari
komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan
dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan
komputer).
b. Fungsi
Pemrosesan
Sistem data
dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data
maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam
basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan
melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan
membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c. Fungsi
Keluaran
Merupakan
fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai- pemakai
komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran
tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat
persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang
tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun
statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.
2.8 Model System informasi sumber
daya manusia (human resources
informationsystem-HRIS)
Model HRIS dapat dilihat dari
Input, Process dan Output.
Ø INPUT
HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1. SIA
(Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan
maupun non keuangan.
2. Penelitian
Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan
Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance
Studies).
3. Intelijen
Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber
daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
· Intelijen
Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
· Intelijen
Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang
memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta
agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
· Intelijen
Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
· Intelijen
Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
· Intelijen
Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi
ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
· Intelijen
Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian
dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah
dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai
pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan
yang mempengaruhi arus personil.
Ø OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem
Perencanaan Kerja
Merupakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga
kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi
untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja
dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem
Perekrutan
Merupakan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi
pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem
Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan
informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan,
suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem
Tunjangan
Merupakan
informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam
kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
5. Subsistem
Benefit
Meliputi
benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,
sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana
pensiun.
6. Subsistem
Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi
ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
2.9 Proses Dalam Pengolahan Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber
daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan
yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di
perusahaan tidak pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan
waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang dilakukan dalam
mengolah sumber daya manusia adalah
1. Perencanaan
SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang
selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis
terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini
seperti;
a. Informasi
keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan
rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu
b. Informasi
tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaan sumber daya
manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan
SDM dimasa mendatang dengan menetukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian
SDM yang diperlukan.
b) Keseimbangan
SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan
jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
c) Penerimaan
atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan
dimasa datang.
d) Pengembangan
SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan organisasi akan
karyawan yang memiliki kemapuan dan penglaman yang sesuai.
2. Penerimaan, aktivitas
ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang
telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet,
penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari kekapus-kampus.
3. Pemilihan, aktivitas
ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir
pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti
tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM
dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah
ditentukan.
4. Sosialisasi, aktivitas
ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat
beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut
diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
5. Pelatihan
dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk
meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang
diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan program pengembanganya
dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
6. Penilaian
kerja, aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja
secara individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi,
mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM
tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan
dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya
sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya,
dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
2.10 HRD (Human Resource Department)
HRD atau
yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab
terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dalam
pengelolaan sumber daya manusia yang ideal dalam sebuah organisasi memiliki 8
aspek/pilar, yaitu dimulai dari :
1. Seleksi
dan Rekrutmen
Seleksi dan
rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan
pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang
tepat. Metode seleksi biasanya sangat bervariasi, mulai dari psiko test,
interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan
dan Pengembangan (Training and Development)
Training
(pelatihan) dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya
manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan
pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
3. Compensation
and Benefit (Compensation and Benefit)
Compensation
and Benefit Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara
standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar
performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga
implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang
harus dicapai oleh organisasi.
4. Manajemen
Kinerja (Performance Management)
Manajemen
kinerja ini bertujuan mengatur satuan tugas agar selalu dijadikan acuan dalam
melaksanakan tugasnya.
5. Perencanaan
Karir (Career Planning)
Career
Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi
seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur
karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu
kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh
kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun
dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir
dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan
Karyawan (Employee Relations),
Employee
Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan
pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga
penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.
7. Separation
Management
Separation
Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan
kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun,
habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll),
atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel
Administration and HRIS
Personnel
Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah
fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini
bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit
lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing aspek inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam
organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk
menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
BAB III
3.1 Kesimpulan
Sistem informasi
sumber daya manusia digunakan untuk menyiapkan statistik sumber daya
manusia dan menganalisis keluarnya tenaga kerja atau karyawan atau inefisiensi
sumber daya agar forecast kebutuhan dan suplai dapat dibuat dan perbandingan
dilakukan antara jumlah yang dianggarkan dan jumlah yang sesungguhnya. Sistem
informasi memiliki peranan penting dalam mendukung fungsi SDM khususnya yang
berada di dalam dapartemen
SDM bagian administrasi kompensasi. Dalam proses kerjanya penentuan dan
perencanaan kompensasi dituntut untuk dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan
akuran .
oleh
karena, maka perlu adanya suatu sitem informasi guna mendukung hal tersebut,
salah satu bentuk sistem informasi yang digunakan untuk penentuan kebijakan
kompensasi adalah evaluasi jabatan. Selain itu penggunaan teknologi informasi
dalam kebijakan kompensasi sangat diperlukan karena di zaman sekarang ini
tingkat persasingan semakin tinggi dan kebutuhan akan data-data internal dan
eksternal organisasi menjadi salah satu penentu kemajuan perusahaan, data-data
tersebut tentunya memerlukan suatu aplikasi yang dapat mendukung sebuah sistem
informasi.
3.2 Saran
Setiap perusahaan yang memenuhi
berstandar kelayakan perusahaan harus
membutuhkan yang namanya sistem informasi sumber daya manusia agar sistem SDM
perurahaan tersebut tertata dengan baik tanpa mengalami kesulitan dalam hal SDM
di dalam perusahaan tersebut.
Daftar
Pustaka
Marimin.,
Tanjung, Hendri., Prabowo, Haryo . (2005). Sistem Informasi Manajemen Sumber
Daya Manusia. Jakarta : Grasindo
Edwin B. Flippo. Terjemah Moh Masud. Manajemen personalia. Jakarta : Erlangga
